تعد سياسة إتلاف المستندات الشاملة جزءًا مهمًا من أي شركة ، صغيرة كانت أم كبيرة. إن حماية بيانات العملاء والموظفين ليس فقط منطقًا بديهيًا ، ولكن يتم تشريعها أيضًا.
فيما يلي بعض النصائح والموارد لتسهيل العملية.
الكلمات الدالة:
تمزيق المستندات ، إتلاف المستندات ، تمزيق الورق
نص المقالة:
يعد إنشاء استراتيجية تمزيق المستندات جانبًا مهمًا في كل عمل تقريبًا. لا يقتصر الأمر على وجود الكثير من اللوائح التي تتطلب من الشركات تمزيق المستندات ، ولكنها أيضًا جزء من إدارة أعمال جديرة بالثقة وممتازة.
لماذا يحتاج العمل إلى إتلاف المستندات؟
عمليًا ، تقوم كل شركة بإنشاء وإدارة مستندات ورقية جديدة كل يوم ، وتتزايد باستمرار قائمة المستندات التي يجب تمزيقها قانونيًا.
الفواتير ، ومعلومات طلبات العملاء ، والعقود ، وتطبيقات الموظفين ، والمذكرات الداخلية ، والإيصالات ، وأكوام البريد ، ووثائق التأمين ، والسجلات الضريبية القديمة ، وسجلات الدفع ، وسجلات الحساب والميزانيات العمومية ، وملفات الموظفين والسجلات المصرفية ... عمليًا أي مستند يحتوي على الاسم الأول عنوان اسم العائلة ومعلومات أخرى ربما تحتاج إلى تمزيقها.
ماذا يمكن أن يحدث إذا وقعت هذه المعلومات في الأيدي الخطأ؟
حسنًا ، بصرف النظر عن التزوير والاحتيال على بطاقات الائتمان ومخططات الاحتيال والتجسس على الشركات ، هناك بالطبع احتمال لسوء الدعاية وفقدان العملاء والدعاوى القضائية والغرامات.
من المهم أن تقوم جميع الشركات بتمزيق أو إتلاف بعض المستندات الحساسة. إن إنفاذ القانون ، والصناعات القانونية ، والوكالات الحكومية ، والبنوك ، ومقدمي الرعاية الصحية ، ومقدمي التأمين ، والوسطاء الماليين ، والعقارات ليست سوى عدد قليل من الصناعات التي تعد فيها إدارة الأعمال الورقية أمرًا بالغ الأهمية. ناهيك عن المستشفيات وشركات التأمين ومكاتب الأطباء ودور التقاعد والصيدليات والأوراق القانونية.
فكيف يمكن للشركة إدارة مستنداتها بأمان وفعالية؟
تعد سياسة الأمان التفصيلية لكل نوع من المستندات التي يستخدمها عملك أمرًا ضروريًا ويحتاج الموظفون إلى معرفة هذه السياسات!
على سبيل المثال: ما هي متطلبات التقطيع لأنواع المستندات المختلفة التي تستخدمها شركتك بشكل متكرر؟ ما الذي يسمح للموظفين بتصويره؟ من لديه حق الوصول إلى الملفات ذات المعلومات الخاصة؟
يمكن وضع اللافتات في مكان العمل وبجوار علب القمامة وصناديق إعادة التدوير ، قد يتم التخلص من المستندات الحساسة بدون قصد أو تمزيقها.
أيضًا ، يجب على أي شخص يشرف على إتلاف المستندات أن يتشاور عن كثب مع موظفي تكنولوجيا المعلومات في الشركة وأي قسم آخر يعمل مع السجلات والملفات الإلكترونية لضمان التعامل الآمن.
إن تدريب الموظفين على التخلص من المستندات الحساسة ووضع سياسة محددة جدًا حول المدة التي سيتم الاحتفاظ بها والتخلص من المستندات سيقطع شوطًا طويلاً. يجب التحكم في الوصول إلى سجلات قراءة الشركة وقصرها على عدد صغير من الأفراد ويجب أن تكون هناك قواعد تتعلق بالسجلات.
وأخيرًا ، استخدم شركة إتلاف مستندات معتمدة لديها سجل إنجازات جيد.
لمزيد من المعلومات حول التخلص الآمن من المستندات وقائمة <a href="http://www.document-shredding.biz"> بخدمات تمزيق المستندات </a> بما في ذلك خدمات تمزيق المستندات المحمولة ، يمكنك تصفح دليل الخدمات الخاص بنا.